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Une typologie des besoins pour les espaces de coworking

Tous les acteurs et les connaisseurs du coworking ont forcément été confrontés à ce débat récurrent jamais résolu : Qu’est-ce exactement qu’un espace de coworking ?

Une des difficultés de définir le coworking vient du fait que les espaces peuvent répondre de manières très différentes à des besoins très différents.

On a vu dans la pyramide de Maslow du coworking une classification dynamique d’un panel large de besoins couverts par le coworking. Cette classification est interessante pour visualiser et hiérarchiser les besoins, mais elle n’est pas d’une grande aide lorsqu’il s’agit de les structurer et de les utiliser de manière opérationnelle.

Je me suis donc mis en tête de construire un outil pouvant aider à structurer ses réflexions autour de la construction d’une offre adaptée à votre communauté, et autour de l’aménagement de votre espace. J’espère aussi qu’il pourra être utile pour faire comprendre les enjeux liés aux espaces de travail partagés.

Pour bâtir cet outil, je suis parti des besoins communs à tous les utilisateurs d’espaces de travail partagés ; cafés wifi, collocations professionnelles, tiers-lieux, fablabs etc. J’ai voulu rester le plus large possible et j’ai volontairement fait abstraction des “dégrés” de priorité de tel ou tel besoin.

Il m’est apparu que parmi les nombreux besoins auxquels pouvaient répondre les espaces de coworking, il existait deux grandes familles.

D’abord des besoins d’ordre pratique : accès facile à leur espace, outils performants à des coûts mutualisés, accès à un réseau plus large de partenaires potentiels…

Et il y a des besoins relevant plutôt de l’environnement général de travail; enrichir sa vie sociale professionnelle, travailler dans un écosystème favorisant la créativité, disposer d’un endroit calme et sûr où l’on pourra rester bien concentré …

Pour concevoir cet outil, je me suis basé sur l’un des travaux d’Harvard Buisness Review qui établit les caractéristiques d’un espace de travail collaboratif. J’ai également scruté les précieuses études de Deskmag en gardant un oeil sur les valeurs du coworking et la pyramide de Maslow. 

Enfin, lors du Coworking Weekend organisé par les acteurs de la communauté francophone du coworking, j’ai participé à un atelier traitant des questions d’architecture pour les espaces de travail partagés. J’en ai profité pour présenter mon outil à Francesco Cingolani architecte mutin spécialiste de l’architecture paramétrique également fin connaisseur des espaces collaboratifs. Il m’a beaucoup aidé à améliorer et à enrichir le travail que je lui ai présenté (merci Francesco!).

De toutes ces inspirations découlent un graphique regroupant les 6 axes; Accessibilité, Mutualisation des Moyens, Mutualisation des Energies, Proximité, Permissivité et Intimité, qui permet de « localiser » un espace (ou futur espace) dans l’univers très large des besoins potentiellement couverts par les tiers-lieux de travail partagés.

Voici à quoi il ressemblerait pour Mutinerie:

La suite de l’article explique et approfondit l’outil critère par critère. Il fournit quelques clés architecturales pour développer chaque axe. J’ai également rédigé une serie de questions vous permettant de construire le graphique de votre (futur) espace. Je précise que, comme tout « système d’évaluation » ce graphique ne reflète qu’un aspect des choses. Il a pour but d’éclairer les reflexions mais en aucun cas il n’a valeur de système de notation.

Si l’outil vous inspire, n’hésitez pas à me contacter et à m’envoyer vos résultats. En compilant les données obtenues, on pourrait avoir un sorte d’état de lieux des espaces existants et en tirer des informations utiles à tous. Mon mail c’est william@mutinerie.org

1/Accessibilité

L’accessibilité, c’est bien sûr la proximité géographique de l’espace avec le lieu de résidence du coworker, mais cette notion va bien au delà de ça.

La regle générale c’est que plus il est aisé de rentrer ou de sortir de l’espace, plus celui-ci est considéré comme étant accessible.

Un espace dans lequel les coworkers peuvent payer à l’heure sera considéré comme étant plus accessible qu’un espace dans lequel le l’engagement minimum est d’un mois. Un espace ouvert de 8h à 22h sera plus accessible qu’un espace ouvert sur une durée plus courte. Un espace dans lequel les coworkers disposent des clés est plus accessible qu’un lieu qui ne propose pas ce service.

En revanche, une forte accessibilité peut entrer en contradiction avec le niveau d’intimité et peut aussi affecter le niveau de proximité entre les membres.

  • Ambiance architecturale : café, gare, place, rue, forum, saloon,
  • Propriétés : ouverture, visibilité, accueillant, attirant, simplicité
  • Mobilier : importance d’éléments de déco, unité de style, mobilier fonctionnel.
  • Immobilier : facade visible et accessible, système d’entrée perfectionné, zone café/accueil primordiale.
Questions :
(« Oui » = 1 point, « non » ou « ne s’applique pas » = 0 point. En additionnant les +1 on a la note de l’espace pour chaque critère.)
  1. Votre espace a-t-il une plage d’ouverture supérieure à 10h en semaine ?
  2. L’espace est-il ouvert au coworking le weekend ?
  3. L’espace est il ouvert aux tout-venants ?
  4. Les coworkers ont-ils les clés de l’espace ?
  5. l’espace est-il ouvert à tous les profils professionnel ?
  6. l’espace est-il situé à proximité immédiate de sa population de coworkers ?
  7. L’espace est-il ouvert la nuit (au delà de 21h) ?
  8. Peut-on payer à l’heure ou à la demi journée ?
  9. Peut-on payer pour une seule journée ?
  10. l’espace est-il situé à proximité immédiate d’une station de transports en commun ?

2/Mutualisation des Moyens

Certaines professions nécessitent un niveau d’équipement important : machines à coudre, imprimantes 3D, tables de mixage, cuisine professionnelle ou atelier … Lorsqu’ils deviennent indépendants, ces travailleurs ont des difficultés d’accès à ces machines souvent coûteuses et requerant des espaces importants. Ils sont donc très intéressés par des espaces partagés capables de leur fournir les outils dont ils ont besoin.

Dans un espace de coworking, le niveau d’équipement peut aller d’un simple poste de travail avec wifi jusqu’à un atelier complet, pourvu des meilleurs équipements.

Attention toutefois à bien ajuster le niveau d’équipement pour éviter certains aspects négatifs ; des prix plus élevés (ces équipements ne sont pas gratuits) et la conséquence inévitable d’un lieu très spécialisé ; la réduction de la diversité des compétences.

  • Ambiance architecturale : atelier, usine, chantier, garage
  • Propriétés : lumineux, chaotique, permissif, inachevé, technologiquement avancé…
  • Mobilier : espace bricolage avec outils de travail, mobilier auto-construit par le coworking même
  • Immobilier : espace centré autour d’un noyau où sont placé les machines et les outils, separer les espaces de fabrication plus bruyants, peinture sur les murs et aux sol

Questions :

  1. Dans l’espace, les postes de travail sont ils partagés (en majorité) ?
  2. L’espace dispose-il d’au moins une salle de réunion commune ?
  3. Les coworkers disposent-ils d’une imprimante, scanner et photocopieuse commune ?
  4. L’espace dispose-il d’un service de secrétariat, service comptable ou d’un service d’assistance technique pour les coworkers ?
  5. L’espace propose-il un service de domiciliation d’entreprises ou un service de stockage (de matériel et/ou de données numériques) ?
  6. L’espace offre-il aux coworkers une ligne de téléphones fixes partagés ?
  7. L’espace est-il équipé d’un atelier collectif (fablab) ?
  8. L’espace offre-il un accès à des outils de production partagé (imprimantes 3D, machine à coudre, instruments de musique, matériel de photo, outils de production audiovisuels …)
  9. L’espace dispose-il d’au moins d’un de ces espaces : échoppe de vente partagée, crèche dédiée aux enfants de coworkers, studio d’enregistrement ou studio photo.
  10. L’espace dispose il d’un espace conçu pour accueillir des évènements (et du matériel adéquat : projecteurs, paper boards…) ?

3/Mutualisation des Energies

L’une des idées majeures du coworking est que les travailleurs ont encore besoin d’un espace physique, pour mutualiser les energies, les compétences, les réseaux et les idées même s’ils peuvent techniquement travailler de n’importe ou.

Un espace de coworking doit être conçu de manière à permettre aux energies, aux talents et aux bonnes idées de se fertiliser les uns les autres.

Un lieu très focalisé sur la mutualisation des energies rassemblera des profils très différents et complémentaires. Il sera aménagé de manière à pouvoir acceuillir des évènements, des rencontres… A servir de catalyseur pour les projects de chacun.

Veiller toutefois à ne pas saturer les coworkers d’évènements et de contacts de manière à ce qu’ils puissent rester concentrer sur leurs activités principales.

  • Ambiance architecturale : théâtre, lieu évènement, forum, place du marché
  • Propriétés : Ouverture, transparence, diversité
  • Mobilier : assises et tables mobiles, scènes pour présentations, matériels de projection, ambiances variés, lieux d’expressions (tableaux noirs, écrans …). tables rondes.
  • Immobilier : façade accueillante et visible, couleurs murs chaleureuses et dynamiques. Organisation de l’espace autour d’un axe central qui facilite les rencontres. Centraliser les espaces partagés (machines à café, toilettes …)
Questions :
  1. L’espace est-il ouvert à tous les profils ?
  2. L’espace accueille-il fréquemment des évènements ouverts à des non-coworkers (plus d’une fois par semaine)?
  3. Les coworkers ont-ils accès à un réseau social interne ?
  4. Les gérants de l’espace organisent-ils fréquemment des événements dédiés aux rencontres entre coworkers (plus d’une fois par mois) ?
  5. Des événements réguliers ouverts à tous les coworkers se tiennent-ils fréquemment dans l’espace (plus d’une fois par semaine)
  6. Les coworkers peuvent-ils s’inscrire pour un mois ou moins ?
  7. En moyenne, l’espace accueille-il plus de 30 coworkers par jour ?
  8. Parmi l’équipe en charge, un responsable est-il chargé spécifiquement de l’animation de la communauté de coworkers et de la mise en relation ?
  9. L’espace propose-il des formations à sa communauté de coworkers ?
  10. L’espace communique-il souvent sur les projets de ses membres via ses propres canaux de communication (au moins une fois par semaine) ?

4/Proximité

La proximité dans un espace représente le niveau de connaissance et de confiance entre les coworkers.

C’est une part importante de ce qu’un lieu de travail partagé peut apporter à des travailleurs indépendants. C’est aussi une condition nécéssaire pour générer de la collaboration entre les membres. La proximité entre membre vient avant tout de l’habitude qu’ils ont de partager le même espace. Lors de la conception d’un espace de travail partagé, cette variable peut être mise en avant en prévoyant par exemple des lieux de convivialité tels que des zones cafés, des lieux de passage où les regards se croisent, des équipements ludiques etc… Attention toutefois à veiller à maintenir des lieux et des moments de d’intimité; la proximitié ne doit pas devenir promiscuité !

  • Ambiance architecturale : bar, cuisine, soirée festive, club, escale
  • Propriété : Fraternité, confiance, franchise, complicité
  • Mobilier : chaise et canapes cosy, tables à manger, mixer la cuisine/bar avec l’imprimante
  • Immobilier : zones de passage incitant à la rencontre et l’échange de regards
Questions :
  1. Disposez-vous d’une zone dédiée aux moments de convivialité dans votre espace (zone café ou cuisine partagée) ?
  2. Les coworkers travaillent-ils en majorité en Hotdesk (pas de poste attiré) ?
  3. L’espace est-il limité aux équipes déjà constituées de 3 personnes ou moins ?
  4. Dans l’espace, la majorité des coworkers partagent-ils le même open space ?
  5. les coworkers déjeunent-ils souvent ensemble le midi ?
  6. Votre espace accueille-il moins de 30 personnes ?
  7. Votre espace possède-il des équipements ludiques ? (babyfoot, table de ping-pong, jeux de société, console de jeu…)
  8. Au sein de l’espace, assistez-vous souvent à des évènements spontanés entre coworkers : apéro, jeux, projets collectifs …(au moins une fois par semaine) ? 
  9. Pensez-vous qu’en moyenne un coworker pourrait citer au moins le prénom de plus de la moitié des autres coworkers de votre communauté ?
  10. Organisez-vous des évènements reservés aux membres de la communauté (plus de deux fois par mois) ?

5/Permissivité

Un espace permissif est facilement appropriable, customisable. Il est conçu pour changer, s’adapter constamment et ressembler aux coworkers qui le fréquentent.

Dans un espace très permissif, les coworkers sont libres d’apporter leur propre mobilier/élements de décoration, de modifier l’existant, d’apporter leur idées et leurs inspirations. Ce type d’espace peut en revanche devenir chaotique, difficile à manager et demander un niveau élevé de confiance entre les membres.

  • Ambiance architecturale :  comme à la maison, cuisine, laboratoire, atelier,
  • Propriété : minimaliste, inachevé, cosmopolite, brut, simple, flexibilité, do it yourself, modulable.
  • Mobilier : matériaux que l’on peut manipuler (solide, pas chers). matériaux de récupération (palettes de chantiers, plots, tréteaux, mobilier sur roulettes, zone d’expressions (tableaux noirs, livres d’or, boites à idées…) zone d’exposition (peintures, tableaux).
  • Immobilier : beton brut, peinture blanche, couleurs neutres, système de cimaises, systèmes de cables par le plafond.

Questions :

  1. Les coworkers s’impliquent ils dans la « gouvernance ou la gestion » au sens large de l’espace ?
  2. Les coworkers sont-ils membres de votre association (ou scop) si vous êtes une association ?
  3. peut-on manger/boire dans les zones de travail ?
  4. Le lieu est-il équipé de murs d’expression ?
  5. les coworkers peuvent-ils cuisiner leurs plats le midi ?
  6. Les coworkers sont il à l’initiative d’évènements ?
  7. Les coworkers ont-ils contribué à l’aménagement du lieu ?
  8. Disposez-vous d’un réseau social interne ?
  9. Des évènements festifs/non professionnels ont ils souvent lieu dans votre espace ?
  10. L’espace est il très modulable (tables amovibles, mobilier souvent reconfiguré etc…) ?

6/Intimité

Dans le cadre du coworking, l’intimité regroupe les notions de sécurité, de calme, de confiance de capacité à s’isoler et à pouvoir rester concentré.

La plupart des espaces ont besoin de disposer de zones d’intimité mais, là encore l’accent mis sur cet aspect sera différent selon les populations de coworkers.

  • Ambiance architecturale : club privé, bibliothèque, confrérie…
  • Propriétés : silence, calme, lumière tamisée, protection, confiance, respect
  • Mobilier : Lampes individuelles tamisée, murs “accordéons”, rideaux, mobilier cosy
  • Immobilier :Call Box, isolation phonique, cloisons et alcôves permettant l’isolement, séparer phoniquement les différentes zones (salles de réunion, accueil, espaces de travail). Facade discrète

Questions :

  1. L’espace possède-il une salle de réunion séparée ?
  2. L’espace possède-il un ou plusieurs sas d’isolement et/ou de téléphone ?
  3. L’espace possède-il des zones silencieuses ou très calmes ?
  4. L’espace possède-il d’une entrée protégée (et donc pas ouverte au tout-venant) ?
  5. L’engagement minimal est-il supérieur à 1 mois ?
  6. Avez-vous un service de sauvegarde des données numériques des coworkers ?
  7. Les postes de travail sont-ils en majorité privatifs ?
  8. L’espace dispose-il de casiers ou de rangements protégés ?
  9. L’espace est-il équipé d’un système de vidéosurveillance ?
  10. L’espace dispose-il d’une salle de repos (zen ou sieste?)

Conclusion

En guise de conclusion, pour vérifier que notre classification couvrait bien l’ensemble des besoins, j’ai mouliné les besoins de la pyramide de Maslow dans la machine que je venais de créer. On peut constater qu’elle n’a eu aucun mal à les digérer … 

  • Mutualisation moyens : Wifi, poste de travail, équipement, salle de réunion, nourriture, boisson, coworking visa
  • Mutualisation energies : projets collectifs, évènements communautaires, conseils, formation continue, un public pour vos projets.
  • Accessibilité : proximité géographique, disponibilité de l’espace, coworking visa,
  • Proximité : relations sociales, projets collectifs, émulation créative, compétences reconnues, rôle actif dans la communauté, évènements communautaires
  • Permissivité : climat détendu, climat de confiance, émulation créative, vivre en accord avec ses valeurs
  • Intimité : calme, rangements, climat de confiance, sécurité financière

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